Guida per chi organizza
Che app usare per organizzare una gara o un evento di ballo: 12 domande per scegliere
A cura di CodeLover S.r.l. ·
Scegliere il programma per una gara di ballo non è scegliere un modulo online: lo stesso strumento deve raccogliere iscrizioni e pagamenti, far votare la giuria e consegnare classifiche che reggano a una contestazione. Queste dodici domande servono a confrontare le soluzioni con criteri concreti, qualunque sia quella che scegli. In fondo, in una sezione dichiarata come tale, c'è come risponde DanceMatik.
Che evento è
1.Che evento devi organizzare?
Una gara o un concorso con iscrizioni per categoria, turni e giuria chiede uno strumento diverso da una festa o da una serata sociale. Per una serata danzante con un biglietto d'ingresso bastano una lista e una cassa: un software per gare di ballo serve quando ci sono iscrizioni, gare, giudici e classifiche, e lì fa risparmiare ore.
Iscrizioni e pagamenti
2.Le gare si descrivono come nel tuo regolamento?
Disciplina, categoria d’età, livello, formazione (assolo, coppia, gruppo) e prezzo devono essere campi della gara, non note in un modulo. Chiedi anche se puoi dire che una gara richiede l’iscrizione ad altre, e se i prezzi possono cambiare col numero di gare.
3.Il controllo di età e categoria lo fa il sistema?
Se l’età la controlli tu dopo, la sbagli la mattina della gara. Il controllo va fatto mentre si compila, con la tolleranza per il fuori quota che decide il regolamento, e un’iscrizione che non rispetta le regole non deve passare.
4.Come si paga, e dove arrivano i soldi?
Carta, PayPal, bonifico: quali metodi, chi paga le commissioni, chi incassa e quando. Un’iscrizione dovrebbe arrivare già pagata, senza che tu debba confrontare l’estratto conto con un foglio di calcolo.
5.Le scuole iscrivono i loro ballerini senza ricominciare ogni volta?
Scuole di ballo, ASD e società iscrivono decine di ballerini a ogni gara. Conta che l’anagrafica resti nel loro account, che si possa caricare da Excel e che il brano di gara arrivi con l’iscrizione e non su una chiavetta.
La giuria
6.Skating System o punteggio?
La danza sportiva usa lo Skating System: in finale vince la maggioranza dei giudici, non la somma, e nelle gare su più balli entrano le regole 9, 10 e 11. Per la danza moderna e classica si usa spesso un punteggio su criteri. Chiedi se il software applica le regole per esteso e se il verbale mostra come si è arrivati a ogni posizione.
7.I giudici votano con un link o con un account?
Un link condiviso è comodo da distribuire, ma chiunque lo abbia può votare e il verbale non sa dire chi ha votato cosa. Con un account personale ogni scheda ha un nome. Chiedi anche cosa succede se cade la rete, chi chiude il voto e cosa resta scritto.
8.Cosa succede con i pari merito?
Ci sono pari merito che i voti non decidono, al taglio di un turno o in finale. Il software deve fermarsi e far decidere il direttore di gara, e la decisione deve finire nel verbale: un sorteggio fatto in silenzio da un programma non regge a una contestazione.
Il giorno della gara
9.Il time table nasce dalle iscrizioni?
Il programma della giornata dipende da quante iscrizioni ha ogni gara e da quanto durano i brani. Se lo ricostruisci a mano da un elenco esportato, ogni spostamento è un’ora persa: chiedi se si costruisce dalle iscrizioni e se si distribuisce su più palchi.
10.Cosa vede la sala?
Il proiettore o il LED wall dovrebbero mostrare chi è in pista, chi deve prepararsi e gli sponsor, aggiornati dalla regia mentre si gara, non da qualcuno che cambia slide. Chiedi anche se lo schermo mostra punteggi al pubblico e chi può aprirlo.
Dopo la gara
11.Cosa resta a verbale?
Il verbale è il documento che risponde alle contestazioni: deve riportare i voti di ogni giudice, le regole applicate, i pari merito e le decisioni del direttore. Chiedi anche se i risultati escono in un formato che puoi pubblicare e se si esportano in Excel.
12.I risultati possono valere per un campionato?
Se la gara è una tappa di un circuito, i piazzamenti devono diventare punti senza ricopiarli, e la stessa coppia deve restare la stessa da una tappa all’altra. Chiedi come si gestiscono le tappe svolte altrove.
I criteri in una tabella
Le stesse domande in breve, da portare a una demo o da mandare a un fornitore.
| Criterio | La domanda da fare | La risposta da cercare |
|---|---|---|
| Gare | Le gare si descrivono come nel regolamento? | Disciplina, categoria, livello, formazione e prezzo come campi della gara |
| Iscrizioni | Chi controlla età e categoria? | Il sistema, mentre si compila |
| Pagamenti | Come si paga e chi incassa? | Più metodi, commissioni chiare, iscrizione che arriva già pagata |
| Scuole | Si riusa l’elenco dei ballerini? | Anagrafica nell’account della scuola, import da Excel |
| Giuria | Link o account? | Account personale: ogni voto ha un nome |
| Calcolo | Skating System completo? | Regole della maggioranza e 9-11, spiegate nel verbale |
| Pari merito | Chi decide quando i voti non bastano? | Il direttore, con la decisione a verbale |
| Giornata | Il time table nasce dalle iscrizioni? | Durate dai brani, più palchi |
| Sala | Cosa mostra lo schermo e a chi? | Pista, chiamate, sponsor; aggiornato dalla regia |
| Dopo | Verbali e campionati? | PDF con i voti di ogni giudice, punti di circuito senza ricopiare |
| Strumenti | Serve installare qualcosa? | Pagine web dal browser, per staff e giudici |
| Costo | Come si paga lo strumento? | Il costo sull’intero evento, commissioni dei pagamenti comprese |
Come risponde DanceMatik
Questa sezione parla del nostro prodotto: è la risposta di DanceMatik alle dodici domande, una per una, con ciò che il software fa oggi.
- 1
Che evento devi organizzare?
È fatto per gare, concorsi, stage e festival con iscrizioni, e per i saggi con i biglietti. Una serata danzante senza gare non è il suo caso.
- 2
Le gare si descrivono come nel tuo regolamento?
Ogni gara ha disciplina, categoria d’età, livelli, tipi e formazioni, prezzi a fasce per numero di gare e vincoli fra gare. Dettagli nella pagina del software per gare di ballo.
- 3
Il controllo di età e categoria lo fa il sistema?
Età e categoria le controlla il server mentre si compila, con la tolleranza per il fuori quota che decidi tu.
- 4
Come si paga, e dove arrivano i soldi?
Carta, PayPal, bonifico e credito, scelti per evento; la commissione la puoi assorbire o mettere a carico di chi si iscrive. Se colleghi Stripe o PayPal incassi direttamente tu.
- 5
Le scuole iscrivono i loro ballerini senza ricominciare ogni volta?
Le scuole ritrovano i loro ballerini da una gara all’altra, li caricano anche da Excel, e il brano MP3 arriva con l’iscrizione. Vedi le iscrizioni online.
- 6
Skating System o punteggio?
Skating System con le regole della maggioranza e, nelle gare su più balli, le regole 9, 10 e 11; oppure il sistema 3D, a punteggio su criteri. Il calcolo si prova nel calcolatore Skating System.
- 7
I giudici votano con un link o con un account?
Ogni giudice vota con il proprio account, invitato per email, da una pagina web sul telefono: si sa sempre chi ha votato. Senza rete il voto non parte e il giudice lo vede; il voto lo chiude il direttore, e una chiusura con schede mancanti resta scritta. Dettagli nella pagina della giuria.
- 8
Cosa succede con i pari merito?
Quando un taglio o un pari merito non si decide dai voti, il sistema si ferma e decide il direttore: niente sorteggi nascosti, e la decisione finisce nel verbale.
- 9
Il time table nasce dalle iscrizioni?
Il time table si costruisce trascinando le gare che hanno iscritti, con le durate stimate dai brani, e si distribuisce sui palchi.
- 10
Cosa vede la sala?
Il maxischermo mostra chi è in pista, le chiamate, gli sponsor e gli annunci della regia. Si apre con un account dello staff: non c’è una classifica pubblica in diretta.
- 11
Cosa resta a verbale?
Il verbale in PDF porta i voti per lettera di giudice, le note su tagli e pari merito e lo spazio per la firma del direttore; i risultati escono anche in Excel e si pubblicano sulla pagina dell’evento.
- 12
I risultati possono valere per un campionato?
Una gara può essere la tappa di un campionato: i risultati diventano punti della classifica generale. Il campionato lo attiva DanceMatik su richiesta.
Domande frequenti
Qual è il software migliore per una gara di ballo?
Serve un software diverso per la danza sportiva e per la danza moderna?
È meglio far votare i giudici con un link o con un account?
Serve un’app da installare per organizzare una gara di ballo?
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